Informace o zpracování osobních údajů

Úvod

Při poskytování právních služeb pochopitelně dochází ke zpracování osobních údajů klientů. Aby mohl advokát poskytovat klientům své služby, musí znát jejich identifikační údaje a podle povahy věci i další důvěrné informace jako jsou jejich majetkové poměry, rodinné vztahy, obchodní strategie, obsah soudního spisu atd. Prof. JUDr. Martin Kopecký, CSc., advokát (dále též jen „Správce“) činí při zpracování osobních údajů i dalších informací poskytnutých klienty veškeré úsilí k jejich ochraně. 

Správce dodržuje veškeré právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Mezi tyto předpisy patří zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“). 

Jako advokát je správce při zpracování osobních údajů dále povinen dodržovat právní předpisy týkající se výkonu advokacie, zejména zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii. Právní předpisy upravující výkon advokacie mohou modifikovat obecná pravidla týkající se ochrany osobních údajů. Správce si je jako advokát vědom důležitosti vzájemné důvěry mezi advokátem a jeho klientem. Jako advokát je správce povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozví v souvislosti s poskytováním právních služeb, a to včetně osobních údajů. Primárním důvodem, proč advokáti zpracovávají osobní údaje klientů, popřípadě dalších osob, je poskytování právních služeb klientům a prosazování jejich oprávněných zájmů. Tím se advokáti povahou své činnosti zásadně liší od podnikatelů, jako jsou např. provozovatelé e-shopů, informační společnosti, provozovatelé sociálních sítí atd., kteří osobní údaje shromažďují např. za účelem cíleného marketingu a propagace svých produktů a na které Nařízení primárně míří. I přes poměrně specifické postavení nejsou advokáti z působnosti Nařízení vyjmuti a jsou povinni se jím řídit. V každém případě, je-li úkolem advokáta prosazovat zájmy svého klienta, je jeho přirozenou povinností chránit jeho osobní údaje. Bez ohledu na Nařízení si advokát nemůže dovolit využívat osobní údaje k jiným účelům, než pro jaký byly získány.

Tyto Zásady se vztahují na zpracování osobních údajů Správce v souvislosti s poskytování právních služeb Správcem, zpracování osobních údajů při dalších obchodních vztazích Správce s klienty a dodavateli, zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Správce, zpracování osobních údajů prováděné Správce během komunikace prostřednictvím e-mailu či telefonu, zpracování osobních údajů při návštěvě webových stránek Správce (martin-kopecky.cz) a na zpracování osobních údajů v rozsahu nezbytném pro ochranu oprávněných zájmů Správce a třetích osob

1. Totožnost a kontaktní údaje Správce

2. Účel zpracování a právní základ pro zpracování

Správce osobní údaje zpracovává v souladu s právními předpisy pro různé účely. Podle účelu zpracování osobních údajů se může lišit rozsah zpracovávaných osobních údajů i doba jejich uchování.

Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány k následujícím účelům:

a) Sjednání smlouvy a plnění smlouvy, zejména smlouvy o poskytování právních služeb (tj. výkon advokacie). Bez poskytnutí osobních údajů klientem není možné právní služby poskytovat. Při poskytování právních služeb může docházet i ke zpracovávání osobních údajů třetích osob (např. protistrany), a to i bez jejich souhlasu.

b) Plnění právních povinností, zejména povinností vyplývajících z právních předpisů o advokacii, daňových a účetních předpisů a dalších obecně závazných předpisů.

Těmito předpisy jsou zejména

• zákon o advokacii,
• zákon o dani z přidané hodnoty,
• zákon o účetnictví nebo
• zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti.

Plněním právních povinností je pro advokáta např. i poskytování právních služeb na základě ustanovení orgánem veřejné moci (zastupování ex offo)

c) Ochrana oprávněných zájmů Správce. Oprávněným zájmem Správce je uchování osobních údajů pro případné řešení sporů nebo vymáhání oprávněných právních nároků Správce. Oprávněným zájmem Správce je též identifikace osob pohybujících se prostorách jeho kanceláře.

d) Ochrana oprávněných zájmů třetích osob, zejména klientů, a to v souladu se zákonem o advokacii.

3. Zpracovávání osobních údajů na základě souhlasu

Mimo případů uvedených v čl. 3 může Správce zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu uděleného subjektem údajů. Souhlas může být Správci udělen například k zasílání obchodních sdělení, newsletterů, k marketingovým účelům atd. Konkrétní účel zpracování osobních údajů bude specifikován při udělení souhlasu. Souhlas se zpracováním osobních údajů lze kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena oprávněnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním ani oprávněnost dalšího zpracování údajů na základě jiného právního základu (tj. i v případě odvolání uděleného souhlasu je možné nadále zpracovávat údaje např. z důvodu plnění smlouvy nebo plnění právních povinností).

4. Příjemci osobních údajů

Správce jako advokát může při poskytování právních služeb v souladu se zákonem o advokacii zpřístupnit osobní údaje subjektu údajů v rozsahu nezbytném k naplnění účelu zpracování oprávněným zaměstnancům správce, spolupracujícím advokátům a advokátním koncipientům. Osoby uvedené v předchozí větě dodržují tyto Zásady a jsou povinny zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se v souvislosti advokátní činností správce dozví. 

Při poskytování právních služeb dále dochází podle povahy věci k předávání osobních údajů soudům, orgánům veřejné správy i dalším osobám (např. při podávání žalob, opravných prostředků a dalších úkonech, při vyjednávání obsahu smlouvy druhé smluvní straně, poskytovateli poštovních služeb při zasílání písemností atd.). Podle pokynů a potřeb klienta mohou být příjemci osobních údajů i další osoby.

V některých případech může být Správce povinen na základě obecně závazných právních předpisů zpřístupnit určité osobní údaje orgánům veřejné správy.

5. Doba uchování osobních údajů

Správce osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou ke práv a povinností ze smluvních vztahů nebo k naplnění jednotlivých účelů zpracování osobních údajů, popřípadě po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Advokát má např. tyto specifické povinnosti:

• Advokát je povinen uschovat dokumentaci a klientský spis po dobu pěti let ode dne, kdy ukončil poskytování právních služeb, pokud právní nebo zvláštní stavovský předpis nestanoví jinak.
• Smlouvu o správě majetku, kopie klientem předložených dokladů, plnou moc udělenou mu klientem, popřípadě další listiny vzniklé v souvislosti se správou majetku podle předchozích odstavců, uschovává advokát po dobu deseti let od ukončení správy.

6. Práva subjektu údajů

Dle Nařízení má subjekt údajů níže uvedená práva. Některá z těchto práv však mohou být omezena specifickou povahou činnosti správce 

a) Právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu

Subjekt údajů má právo požadovat po správci informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Subjekt údajů má také právo, aby správce bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má subjekt právo kdykoli doplnit.

b) Právo na výmaz osobních údajů. 

Subjekt údajů má právo po správci požadovat, aby došlo k trvalému zlikvidování jeho osobních údajů, popřípadě k omezení zpracování osobních údajů. Toto práva však může být omezeno povinností správce uchovávat určité osobní údaje.

Právo na výmaz lze uplatnit, je-li dán jeden z následujících důvodů:

1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
3. subjekt údajů vznese námitky proti zpracování z důvodu ochrany oprávněných zájmů správce nebo třetích osob [čl. 21 odst. 1 Nařízení) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu (čl. 21 odst. 2 Nařízení);
4. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
5. osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
6. osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti (čl. 8 odst. 1 Nařízení).

c) Právo vznést námitku. 

Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce nebo třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku. Subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu.

d) Právo na přenositelnost údajů. 

1. Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil. Právo na přenositelnost údajů lze uplatnit v případě, kdy je zpracování založeno na souhlasu [čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení] nebo na základě smlouvy [čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení], nebo v případě, kdy se zpracování provádí automatizovaně

e) Právo podat stížnost u dozorového úřadu.  

Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz